# Funnel, tracking y CRM conectados en una academia online

> Formularios, tracking, CRM y agenda comercial conectados en un solo sistema, con el origen de cada lead a la vista. Las tres etapas del funnel mejoraron.

Fuente: https://fcgsystems.es/casos/sistema-comercial-y-funnel-academia-online/ · FCG Systems

- Cliente: Academia de formación online
- Año: 2024–2025
- Servicios: [Datos, tracking y analítica](https://fcgsystems.es/servicios/datos-tracking-analitica/), [Academia y automatización](https://fcgsystems.es/servicios/automatizacion-de-procesos/), [Arquitectura de sistemas](https://fcgsystems.es/servicios/arquitectura-de-sistemas/)

## Métricas publicadas

- Opt-in: 70,81 % → 77,61 %
- Preinscripción: 36,85 % → 44,72 %
- Llamadas: 9,89 % → 16,22 %

## Contexto

Una academia de formación online que capta alumnos con contenido gratuito, formularios de registro y llamadas con un equipo comercial.

El funnel funcionaba, pero cada pieza vivía en una herramienta distinta: formularios por un lado, agenda por otro, seguimiento en hojas de cálculo y conversaciones por WhatsApp.

## Problema

No había una lectura fiable de qué fuente traía registros que acababan en llamada. Las cifras de cada herramienta no coincidían y el reporting se montaba a mano.

Los leads llegaban al equipo comercial tarde o sin contexto, y el paso de registro a preinscripción y de preinscripción a llamada perdía gente sin que nadie pudiera señalar dónde.

## Restricciones

- El funnel no podía detenerse: las campañas seguían activas durante todo el proyecto.
- El sistema tenía que construirse sobre las herramientas que el equipo ya usaba.
- Las mejoras se midieron con el funnel en marcha, así que no se atribuyen a una única pieza del sistema.

## Sistema construido

- **Tracking de fuentes:** GA4 y Google Tag Manager con eventos definidos para cada paso, y el origen de cada registro conservado hasta el CRM.
- **Formularios conectados:** Formularios en Tally enviando cada registro, con su fuente, a una base de datos común en Airtable.
- **CRM comercial:** Un pipeline con las etapas reales de la venta: registro, preinscripción, llamada agendada y resultado.
- **Agenda y asignación:** Reservas de Calendly vinculadas al lead y asignación de cada llamada al comercial correspondiente.
- **WhatsApp en el flujo:** Los contactos por WhatsApp forman parte del seguimiento en lugar de quedarse en conversaciones sueltas.
- **Dashboards:** Conversión por etapa y por fuente, actualizada sin exportar datos a mano.

## Resultado

Las tres etapas medidas del funnel mejoraron durante el proyecto. Las tasas exactas, medidas antes y después, están arriba.

El equipo comercial pasó a trabajar con leads asignados y con su origen visible, y dirección dejó de depender de informes montados a mano.

## Aprendizajes

- Sin tracking fiable no hay optimización: primero se mide cada paso, después se discute qué cambiar.
- El mayor salto estuvo en la última etapa. Que el lead llegue al comercial a tiempo y con contexto importa tanto como captarlo.
- Una base de datos común vale más que cualquier dashboard. Los paneles solo son útiles si leen de una fuente en la que todos confían.

Stack: GA4, Google Tag Manager, Tally, Airtable, Calendly, WhatsApp