Contexto
Una academia de formación online que capta alumnos con contenido gratuito, formularios de registro y llamadas con un equipo comercial.
El funnel funcionaba, pero cada pieza vivía en una herramienta distinta: formularios por un lado, agenda por otro, seguimiento en hojas de cálculo y conversaciones por WhatsApp.
Problema
No había una lectura fiable de qué fuente traía registros que acababan en llamada. Las cifras de cada herramienta no coincidían y el reporting se montaba a mano.
Los leads llegaban al equipo comercial tarde o sin contexto, y el paso de registro a preinscripción y de preinscripción a llamada perdía gente sin que nadie pudiera señalar dónde.
Restricciones
- El funnel no podía detenerse: las campañas seguían activas durante todo el proyecto.
- El sistema tenía que construirse sobre las herramientas que el equipo ya usaba.
- Las mejoras se midieron con el funnel en marcha, así que no se atribuyen a una única pieza del sistema.
Tracking de fuentes
GA4 y Google Tag Manager con eventos definidos para cada paso, y el origen de cada registro conservado hasta el CRM.
Formularios conectados
Formularios en Tally enviando cada registro, con su fuente, a una base de datos común en Airtable.
CRM comercial
Un pipeline con las etapas reales de la venta: registro, preinscripción, llamada agendada y resultado.
Agenda y asignación
Reservas de Calendly vinculadas al lead y asignación de cada llamada al comercial correspondiente.
WhatsApp en el flujo
Los contactos por WhatsApp forman parte del seguimiento en lugar de quedarse en conversaciones sueltas.
Dashboards
Conversión por etapa y por fuente, actualizada sin exportar datos a mano.
Las tres etapas medidas del funnel mejoraron durante el proyecto. Las tasas exactas, medidas antes y después, están arriba.
El equipo comercial pasó a trabajar con leads asignados y con su origen visible, y dirección dejó de depender de informes montados a mano.
Sin tracking fiable no hay optimización: primero se mide cada paso, después se discute qué cambiar.
El mayor salto estuvo en la última etapa. Que el lead llegue al comercial a tiempo y con contexto importa tanto como captarlo.
Una base de datos común vale más que cualquier dashboard. Los paneles solo son útiles si leen de una fuente en la que todos confían.